كيفية تصميم جدول مهام؟

إن قضاء سبع ساعات في التخطيط بأفكار وأهداف واضحة لهو أحسن و أفضل نتيجة من قضاء سبعة أيام دون توجيه أو هدف.  "كريستوفر باركر". تربينا على مقولة الوقت كالسيف أن لم تقطعه قطعك، ويعد أكبر استثمار مثمر وناجح في حق الذات هو أن تنظم وقتك، فمع مرور الأيام وتراكم الأعمال والإنشغال في مئات الأمور، من المهم جدا أن تنظم وقتك بفاعلية ومن أسباب تحقيق ذلك هو جدول المهام. لجدول المهام أهمية بالغة في تنظيم أحداث يومك وتحقيق أكبر قدر من الإنتاجية والإنجاز، حيث تكون جميع مهامك وأعمالك ومواعيدك نصب عينيك، مما يسهل عليك  أن تعرف ماهي دون أن تنسي واحدة منها وتقوم بإتمامها بأسرع صورة ممكنة .

ما هى جدولة المهام؟

جدولة المهام هي فن التخطيط للمهام وانشطتك المختلفة، لكي تتمكن من تحقيق أولوياتك  وأهدافك في الوقت الصحيح و المتاح لك.

يساعدك جدول المهام في إدراك ومعرفة ما يمكنك تحقيقه بشكل واقعي، و ماهو الوقت المتاح لك، كما أنه يبين لك حقيقة وجود الوقت الكافي لأداء كل مهامك الأساسية، و العمل بثبات على تحقيق أهدافك الشخصية والمهنية إذا قمت بالتخطيط بفعالية، بالإضافة إلى أنه سيعينك في التغلب على المهام الطارئة وغير المخطط لها، ويساهم جدول المهام على تحقيق نوع من التوازن الجيد بين العمل والحياة الشخصية.

خطوات لتنظيم الوقت وعمل جدول يومي

•  قم بمعرفة الوقت المستغرق في وسائل النقل:

 في كثيرا من الأحيان تأخذ وسائل النقل جزء من محور حياتنا، ولكي تحقق أكبر قدر من الالتزام بالتغيير، والتركيز على عمل جدول مهام ذو فعالية كبيرة، ينبغي عليك التعرف على الوقت المستغرق بها لتنظيم باقية يومك بسلاسة.

• تعرف على الوقت الذي تكون فيه في ذروة نشاطك:

من المهم أن تعرف ماهو الوقت الذي يمكنك أن تنجز به أكبر قدر ممكن من الأعمال، فربما تستطيع أن تنجز أثناء النهار أو في منتصف اليوم، بينما يميل أشخاص أخرين للإنجاز في ساعات متأخرة . وحينما تعرف وقت إنجازك يمكنك أن تخصص باقية  الوقت لتقسيم المهام أو عمل المهمات الغير عاجلة فيه، مثل ممارسة الأنشطة أو الإستماع للموسيقى أو مشاهدة فيلم أو لعب الألعاب الإلكترونية.

• ركز على أثر الروتين وغيره لتنعم بالتنظيم:

 للروتين دور بالغ الأهمية في يومياتك فربما إذا لم تتعلم التنظيم يكون الروتين شيئا محبطا ويؤثر على همتك في تحقيق أهدافك، ولكن في حينما تدرك أهميته وقدرة التنظيم على تحقيق الأهداف تجد أن للروتين الفعال والناجح تأثير كبير في حياتك. لذلك قم  بتغير بعض الأنشطة الغير مهمة وأكسر القاعدة وتحرر من خمولك شيئا فشيئا، قم بتغيير عاداتك ثم حاول خلق بيئة محفزة لك تبدأ من التغيير ومن عواملها القيام بإنشاء جدول مهام.

هناك بعض الضروريات التى لابد من التركيز عليها عند عمل جدول المهام اليومى :

اكتب كل شيء

أن لكتابة كل مهمة سواء كانت شخصية أو مهنية أمر بالغ الأهمية في جدول المهام، لكي تقوم بتحقيقها بشكل فعال. ولمعرفة تلك المهام يمكنك القيام بالعصف الذهني، وتدوينها على فترات قبل البدأ بإنشاء جدول المهام.

•  حدد أولوياتك

بعد أن عرفت أعمالك  راجعها وحدد الأولويات اليومية، ثم بعدها قم بترتيبها حسب الأهم فالمهم ، مع وضع وقت للمهمات الطارئة والعاجلة.

•  قم بملاحظة ترددك

في كل فترة قم بمراجعة قائمة المهام الخاصة بك، وحدد التكرار اليومي لتلك المهمة  الذي تريده وتحتاجه لإكمال مهامك، مثال اكتب "5" بجانب عدد الصلوات التي تحتاج أن تصليها يوميا، ولاحظ الأعمال التي تترد فيها أو أحيانا تضطر لتأجيلها وفي تلك الحالة أما أن تضع وقت محدد لها يوميا، أو تقوم بإعادة هيكلة جدولك بصورة مناسبة.

• مجموعة المهام المتشابهة

تحقق مما إذا كانت هناك مهام متشابهة يمكنك تجميعها معًا لكي يتم تحقيقها بصورة أكبر فعالية و كفاءة. على سبيل المثال ، إذا كان لديك "ترتيب المنزل" و "الإستماع للموسيقى" في قائمة المهام اليومية الخاصة بك ، ففكر في القيام بذلك في وقت واحد مثلا  لأنهما من الممكن أن يتموا في وقت واحد بل  من الممكن في حالة دمج بعض المهام خلق حالة من الاستمتاع. 

• حسن جدولك تتحسن حياتك

من المهم جدا مراجعة جدولك الأسبوعي، والتركيز على ماتم تحققيه،  وما إذا كانت هناك بعض المناطق أو المهام التي من الممكن تبسيطها أو تحسينها لتوفير الوقت.

•  ترتيب المهام

في حالة قيامك بتحسين جدولك الأسبوعي ،يمكنك الآن القيام بعمل أو إنشاء جدول زمني واسع ومفصل ، حيث حينها تتمكن من التخطيط  لكل ساعة بمهام كل يوم.  وإذا وجدت مشكلة في التخطيط بتلك الصورة الدقيقة يمكنك عدم فعلها حيث أنه من الممكن استغرق  وقتًا أطول من المتوقع في المهمة، وتذكر فقط أن من المهم القدرة على الحفاظ على جدولك الزمني.

• كن مرنًا

تذكر أن ليس من العيب عدم نجاح الجدول من أول مرة، بل جرب جدولك لمدة أسبوع أو أسبوعين وقم بضبطه حسب الحاجة وترتب الأولويات. تذكر أن تغير عادة ما من الممكن أن يستغرق 90 يوميا، وتغيير روتين حياتك قد يستغرق إنشاء روتين  جديد يلبي احتياجاتك الشخصية والمهنية ، يحتاج لمرونة وصبرا كبير، جرب مرة ثم مرة وبأكثر من طريقة ، ثبت عادات يومية ، و قم باستكشاف أحداث يومك بصورة ثاقبة حتى تتمكن من وضع جدول مهام ناجح ومريح.

الخاتمة

إذا أردت النجاح غير من نفسك أعرف أولوياتك وقم بخلق مساحة للتركيز، وجدول المهام هو صديقك في رحلة التغيير، كما يمكنك رؤية بعض أشكال الجداول الجاهزة عبر موقعنا.