دليلك لإنشاء جدول تنظيم الوقت

هل تظن أن المشكلة في ال24 ساعة مدة قليلة للقيام بجميع أعمالك، إذا كنت تظن كذلك فهذا المقال لك.

 البعض منا لا يستطيع الإنجاز وفي كل يوم تتراكم بعض أعماله على الغد ويسير في تلك الدائرة المهلكة لنفسه قبل أن تكن مهلكة لعمره ، فالوقت ثابت مع الزمن ولايتغير ولكن أنت يمكنك أن تتغير، وتعرف أهمية الوقت وتنظيمه عبر المقال التالي : 

ماذا تعني تنظيم الوقت؟

عملية الهدف منها التنظيم والتخطيط كما يجب للوقت وتقسيمه جيداً على الوظائف والمهام التي يجب القيام بها. أي، يقوم على تحديد أجزاء من الوقت يتم صرفها لتنفيذ كل عمل أو إجراء.

ما أهمية تنظيم الوقت ؟

أن إدارة الوقت مهمة للغاية في حياتنا اليومية، فأن في حالة عملك على تنظيم الوقت كما يجب، تتمكن من القيام بكل الأعمال، وتحقق الوصول إلي أهدافك وتوقعاتك ، كما يكون لديك الوقت المتاح أو إتمام الأعمال اليومية بشكل أسرع

ماهي مميزات تنظيم الوقت؟

1. بذل جهد أقل:  تنظيم الوقت يؤدي لتقليل الجهد الضروري بذله لتأدية الأعمال والمهام

2. ضغط أقل: في حالة قيامك بجدول زمني يقوم على الوظائف معينة، بالشكل الملائم، تشعر بأنك لا تعاني من أي ضغط أو ارتباك أو قلق.

3. العمل بالمزيد من الإنتاجية: أن الإدارة الجيدة للوقت تساهم في على تجنب خسارة الوقت.

4. تتحسن سمعتك: أن إضاعة الوقت والتأجيل من شأنها تشويه سمعة الشخص، ولكن الشخص المنظم والذي يستطيع تنظيم وقته يتمكن من تحسين سمعته سواء على المستوى الشخصي أو المهني.

5. توفر المزيد من وقت الفراغ: عندما تعمل على تنظيم وقتك كما يجب، تتمكن من الحصول على المزيد من الوقت لتقوم بالأعمال والأنشطة الشخصية المهمة.

ماهي طريقة إنشاء جدول لتنظيم الوقت؟

• انشئ قائمة بكل ما تود فعله

 قم بتضمين كل شيء واسأل نفسك : أي من تلك العناصر يكون له أكبر تأثير إيجابي على يومي إذا أنهيتها، وإبدأ بترتيب الأعمال من الأهم فالمهم.

• قم بعمل قائمة جديدة

قم بكتابة الأوقات التي تنوي أن تقضيها في العمل على مهامك ذات الأولوية القصوى، وقم بالتأكد من أنك ستنجزها إذا حددت موعدًا معين  وركز في أن تخصص قدرًا معقولًا من الوقت لأداء كل مهمة.

• املأ جدول الغد ببقية أنشطتك

 لا يجب أن يكون هذا الجدول الزمني ثابت فيمكنك تغيره مع تغير الأعمال أو الأحداث، فقط قم بتنسيق مهامك بشكل جيد 

•  قم بأخذ جدولك معك أينما ما كنت

لكي تحقق وتنجز في جدولك  يجب أن تراه بسهولة أثناء عملك.

 نصائح لإنشاء جدول لتنظيم الوقت وتحقيقه بفاعلية

• قم بمنح الأولوية لما هو مهم وعاجل:

رتب قائمة مهامك جيدا، بحيث يكون لديك الوقت الكافي للقيام بما هو عاجل ومهم، واتخاذ القرار في الأعمال والأمور التي يمكن تأجيلها. أجعل كل شيء مكتوب لسهولة الوصول إليه، ولكي تتمكن من تحقيقه وإنجازه في أسرع وقت. و قم بوضع تاريخاً لبداية ونهاية كل عمل.

• قم بالمهمة الصعبة أولا

الكثير من الناس يضيعون العديد من الساعات أو ساعة أو أثنين في التنقل بين الفيدوهات ووسائل التواصل الإجتماعي، ولحل  تلك المشكلة وعدم الشعور بإهدار الطاقة والوقت ،قم بإختيار المهمة الكبيرة للقيام بها بمجرد البدء في تنفيذ جدول تنظيم الوقت .تأكد من أنك تنجز ولا تماطل في التأجيل، لكي تخرج المهمة من رأ~سك وتتفرغ لبقية مهام أكثر سهولة ويسرا.

• تجنب الإلهاء

إذا كنت من الناس الذين يبدأون يومهم بإلقاء نظرة على وسائل التواصل الاجتماعي مثل فيسبوك أو رؤية الواتساب وتفقد الرسائل، من الجيد أن تقوم بإعادة النظر في هذا الأمر، وأن تبدأ يومك بشكل منتج و أكثر فاعلية، ولذلك قم بعمل جدول تنظيم الوقت في الصباح الباكر واستعن بإدوات تنظيم الوقت لكي تتمكن من أن تصنع تغييرًا ما وتغير عاداتك.

• أجعل مرونة في جدولك.

أن هدف من إنشاء جدول لتنظيم الوقت هو تسخير أوقاتك للعمل بطريقة أكثر إنتاجية والبدء بالمهام الأكثر صعوبة ،  مع القيام بباقية الأعمال بطريقة أكثر مرونة و اعتدالًا، فالروتين اليومي المرتب من شأنه جعل الأمور والمهام تسير بسلاسة. 

• نظم مكان عملك تنظم أفكارك

أن مناخ العمل الجيد والمنظم  من شأنه أن يساعدك كثيراً على إدارة وتنظيم الوقت، وتحقيق المهام بطريقة أكثر فعالية وسلالة ، فعند البدء بمهامك قم بوضع كل ما تحتاج إليه أمامك، مثل الحاسوب، العصير، أدوات التنظيف، الطعام، الهاتف، دفتر لتدوين الملاحظات. وإذا كنت ستقوم بالمذاكرة قم بوضع الأقلام، الدفاتر،الألوان، الكتب، و فنجان من القهوة أو قارورة من الماء أمامك.

•  ركز وفكر قبل أن تتصرف

قم باستثمر بضع دقائق في بداية يومك فقط  من أجعل التخطيط لجدول تنظيم الوقت أو جدولك اليومي ، وترتيب الأولويات والأعمال فيه، ومعرفة المهام التي تمثل أهم أولوياتك ، وإدراجها في الجدول الخاص بك

• تقنية بومودورو Pomodoro Technique

إذا كنت تعاني من التشتت قم بتنظيم مهامك من خلال تقنية بومودورو،حيث تُعد تلك التقنية من الطرق العظيمة والرائعة لزيادة التركيز  وجعله بشكل مفرط أثناء العمل في أوقات قصيرة ومحددة سابقا،  وتجنب المشتتات المختلفة وجميع الإلهاءات من حولنا. وتتمثل إحدى طرق استخدام ال Pomodoro بالقيام بتحديد مهمة موضوعة في جدول تنظيم الوقت؛ وضبط المؤقت لمدة 25 دقيقة، و خلال تلك المدة انغمس في مهتمك وركز فقط عليها،  وقم بحجب كل عوامل التشتيت من حولك، وإذا جاءت فكرة ما أو قاطعك شيء ما،  فقط دونه وتعامل معه  معه في وقت لاحق. بعد أن تنتهي من مهمتك  خذ قسط من الراحة، ثم عاود العمل مرة أخري.

الخاتمة

تذكر أن وقتك هو عمرك أن رحل لايعود، قم بالتركيز على الإنتاجية بشكل جيد وابدأ في التخطيط السليم من خلال إنجاز جدول لتنظيم الوقت، أو القيام بعمل جدول للمهام ويمكنك معرفة الطريقة من خلال  كيفية تصميم جدول مهام