مراحل تطبيق ربط الفاتورة الإلكترونية بالشركات

أصبحت الفاتورة الإلكترونية من أشهر الأنظمة المتطورة التي سعت الدولة لتوافرها لكي تسهل المعاملات في البيع بين الشركات وبعضها البعض، لكي تضمن حقوق سداد الأموال للدولة وتقليل فرص التهرب الضريبي. ولكي نتعرف على هذا النظام أكثر فأكثر علينا أن نعرف مفهوم الفاتورة الضريبية  ومميزات استخدامها، والهدف منها وطرق التعامل بها داخل الشركات وربطها بمصلحة الضرائب وكيفية تصميم فاتورة إلكترونية. لذا انتبه عزيزي القارئ للسطور التالية.

ماهي الفاتورة الضريبية الإلكترونية

تسعى جمهورية مصر العربية في تحقيق نظام أكثر استقرارًا وتطورًا في التعاملات اليومية، يندرج نظام الفاتورة الإلكترونية ضمن إطار رؤية مصر للتحول الرقمي 2030، والذي يهدف لتطوير المرافق العامة بالدولة ومن ضمنها تحويل الفواتير الورقية لأخرى إلكترونية واستخدام برنامج الفاتورة الالكترونية. يتمثل نظام الفواتير الإلكترونية في كونه يسهل على السلطات الضريبية تبادل ومراجعة جميع الفواتير الضريبية بصيغة رقمية دون الاعتماد على الورق، وذلك أسهل بكثير لتتبع المعاملات بين الشركات الإلكترونية. ويتضمن نموذج الفاتورة الضريبية الإلكترونية التي تم معالجتها آخر فترة في وجود بعض البيانات مثل:

• يجب أن يكون التوقيع الإلكتروني صالحًا لكي يضمن مستخدمي النظام الحصول على التفويض القانوني.

• يكون هناك نظام موحد للكود، يستخدم لإعداد التقارير التحليلية والإحصائية لمختلف القطاعات في السوق، لتسهيل اتخاذ القرارات بشأن اتجاه السياسات الضريبية الإلكترونية.

إصدار الفواتير الإلكترونية وتعديلها باستخدام المنظومة الجديدة

• أولًا، تتيح المنظمة الإلكترونية الجديدة إصدار فاتورة الكترونية باللغتين العربية والإنجليزية، كما تتيح الفرصة لك بتبادل الفواتير و إشعارات الخصم والإضافة مع الشركات والأطراف الأخرى.

• ثانيًا، تتيح المنظومة لمستخدميها أحقية تعديل الفواتير بأي تعديل جديد يطرأ عليها سواء في الخصم، أو إضافة بيان جديد للفاتورة، فتصبح فاتورة جاهزة للتعديل، أو إلغائها من الأصل وإنشاء فاتورة أخرى جديدة، شرط أن تحدث هذه العمليات في الوقت المحدد قانونًأ للإلغاء.

• ثالثًا، بعض الأحيان قد يلاحظ وجود خطأ في الفواتير التي تم إصدارها بالفعل مسبقًا، فما التصرف السليم؟.. في هذه الحالة يتم التعديل عليها بإصدار إشعارات الخصم والإضافة المرتبطة بتلك الفواتير.

• رابعًا، يمكن إصدار ملاحظات مرتبطة بشأن مجموعة من الفواتير بدلًا من فاتورة واحدة مع مراعاة ألا يتخطى مجموع تلك الملاحظات التي تم التعليق بشأن الخصم مبلغ الفاتورة السابق إصدارها.

• خامسًا، تسمح المنظومة للمستخدمين بإصدار إشعار بمبلغ دائن شرط ألا يتخطى هذا المبلغ، المبلغ الأصلي للفاتورة المرتبط بها.

كيفية إلغاء الفواتير الإلكترونية باستخدام المنظومة الجديدة

يحدث وأن تواجه بعض المشكلات في التعامل مع الفاتورة الإلكترونية عند صدورها أو عند رغبتك في إلغائها ، لذا فما الذي يحدث عند رغبة البائع بإلغاء فاتورة ما وجد أن بها بعض الأخطاء أو يريد إضافة بيان جديد إليها؟

• تسمح المنظومة للبائع في إلغاء الفاتورة الإلكترونية خلال فترة محددة يسمح بها القانون، وفي هذه الحالة يجب على البائع طلب إلغاء الفاتورة على المنظومة التي ترسل إشعارًا بالإلغاء للمشتري.

• تتوقف عملية إلغاء الفاتورة على المشتري، ففي حالة رفض المشتري عملية إلغاء الفاتورة فإنها لا يلغي المستند ويعتبر في هذه الحالة صحيحًا، أما في حالة قبول عملية إلغاء الفاتورة من قبل المشتري، فإنه لا يقوم بأي تصرف أو إجراء على المستند وتصبح الفاتورة ملغاة.

مميزات استخدام الفاتورة الإلكترونية

يتيح نظام الفاتورة الإلكترونية للشركات الاستفادة بالعديد من المميزات والتي من أهمها الآتي:

• يساعد إنشاء فاتورة إلكترونية على استقطاب أكبر عدد من العملاء بجانب خاصية الاحتفاظ بالعملاء القدامى، ويساعدها في هذا الأمر تزايد عمليات البيع والشراء عبر الإنترنت في الآونة الأخيرة نتيجة لانتشار جائحة كورونا، بدورها توفر منظومة الفاتورة الإلكترونية إمكانية الاستغناء عن الخطوات الرتيبة التي كنت تقوم بها خلال عمليات الشراء بالمعاملات الورقية، وتسهيل عملية البيع والشراء وتلبية رغبات العملاء في أي وقت وضمان سداد فوري، بطبيعة الحال تميز التعاملات الإلكترونية الشركات عن غيرها.

• تلعب دورًا هامًا في تقليل حجم الجهود والوقت المستخدم في عمليات البيع والشراء، وتوفر لك إمكانية الشراء من شركات تبعد عنك بمسافات دون أن تضع في اعتبارك طول المسافة وحجم المجهود اللازم بذله للحصول على الفواتير الورقية، بعد أن كانت تستخدم تلك الفواتير أيامًا وشهورًا، أصبحت التعاملات الإلكترونية توفر فواتير معتمدة وموثقة من الشركة بالأمر الذي يزيد حجم الاستثمار والتجارة بين الشركات والأفراد، أو بين الشركات وبعضها البعض.

• تقليل حجم المصروفات المالية والإدارية اللازمة لإصدار الفواتير الورقية، حيث تتطلب تلك الفواتير الأوراق والحبر والأدوات المكتبية وماكينات الطباعة والأختام، كما أنها تعمل على توفير حجم الوقت الذي يستخدم في كتابة الفواتير الورقية، حيث يتم كتابة الفواتير بشكل آلي وأكثر دقة، يعمل على إدخال عدد لا بأس به من البيانات لمختلف أصناف الفواتير الإلكترونية يتم بشكل سريع ودقيق.

• يتم من خلال هذه المنظومة سرعة تحصيل وزيادة السيولة، حيث يتم ربط الفاتورة بالعميل، بمجرد إنشاء الفاتورة يرسل النظام إشعار للعميل بقيمة الفاتورة وميعاد التسديد.

• تسهل الفاتورة أيضًا عملية تحصيل القيمة المستحقة بشكل أسرع وتقليل حجم الديون ومن ثم تزداد السيولة والربح للشركات.

يعد نظام الفاتورة الإلكترونية من أحد وأهم التطورات التي قامت بها الدولة مؤخرًا، كونه سيحدث تغييرًا ملحوظًا في التعاملات وسداد المستحقات بجانب توفير وقت وجهد ومبالغ في عمليات تحصيل وسداد الفواتير بالطرق التقليدية.