تعلم استخدام فاتورة تساعدك على الترويج لشركتك

تتبع العديد من الشركات وسائل عدة وطرق مختلفة للترويج لخدماتها والسلع والمنتجات التي تقوم بتصنيعها وإنتاجها، بعض تلك الطرق مكلف بطبيعة الحال، وأخرى تكون ضمنية لا تكلف الشركة الأموال مثل تصميم فاتورة احترافية إلا أنها تحتاج لذكاء عملي لكي تضمن أن تصل للمتلقي .أما الآن دعنا نتعرف سويًا على مفهوم الفاتورة.

الفاتورة بالمصطلح الدارج هي ورقة ضامنة للحقوق بين طرفين، أحدهما بائع والآخر مشتري، تتضمن تلك الفاتورة بعض المعلومات الخاصة بالمنتج وتوقيع كلا الطرفين، وفي مفهوم آخر تعتبر الفاتورة وثيقة بين طرفي عملية البيع والشراء، وفيها يضمن المشتري حقوقه وكذلك البائع حيث تتضمن المنتج ونوعه وسعره المتعارف عليه، كذلك عنوان الجهة التي تم شراء المنتج منها وأرقام التواصل. تتضمن الفاتورة أيضًا تاريخ شراء المنتج وميعاد استرجاعه أو استبداله، ويجب أن تكون الفاتورة مختومة من قبل جهة البيع والجمعية الاستهلاكية لكي تضمن حقك عند الشراء.

الأماكن التي تستدعي استخدام فاتورة

تتعدد الأماكن والاستخدامات اليومية للفواتير في حياتنا، وتتمثل في التالي:

• تبرز أهمية الفواتير في عمليات البيع والشراء الخاصة بالسلع الاستهلاكية، المنتجات، الملابس، الغذاء، الأجهزة الكهربائية وغيرها.

• مندوب المبيعات يستخدم الفواتير لتحصيل المنتجات الواردة والصادرة والتي تم بيعها للفروع.

• تستخدم الفواتير في التعاملات الحياتية مثل فواتير استهلاك الكهرباء، الماء وهكذا.

• المقاهي، والمطاعم حيث أصبح الاعتماد على فاتورة الشراء شيء أساسي لضمان حقوق الطرفين.

أهمية الفاتورة في الترويج لشركتك 

تلعب الفاتورة دورًا فعالًا في الترويج لشركتك بشكل فعال وذلك من خلال ترك رسالة ضمنية حول الخدمة أو المنتج الذي تقدمه، فقد أصبحت الفاتورة ضمن الوسائل التي تستخدم للترويج للشركات، حيث اجتمع رأي الخبراء جميعهم على أن رواد الأعمال يمكنهم استخدام الفاتورة كأداة ترويجية للمنتجات من خلال ترك بعض المعلومات الخاصة بالمنتج على فواتير تحصيل الأموال.

مثال على ذلك، إن كنت تحصل فواتير مياة أو طعام معين، يمكنك طبع ورقة أخرى مع الفاتورة خاصة بأهم العروض والخصومات التي تتوفر حول تلك الخدمة، أو المنتج، ويمكنك استخدام خاصية الكوبونات. تساعدك الفواتير أيضًا على استقطاب العملاء ومعرفة اهتمامات الجمهور المستهدف، وبالتالي تسهل عملية الترويج عليك، وعلى الجانب الآخر يساعدك الاحتفاظ بالفواتير على مواجهة أي لبس يمكن أن يحدث مستقبلًا في طرق سداد الفواتير بينك وبين العملاء. يمكنك استكشاف مصمم فواتير منصة تصميمك لتري نماذج الفواتير.

إليك كيفية تصميم فاتورة مبيعات للشركات 

• الأسلوب المباشر:

يجب أن تكون فاتورتك محددة ومباشرة في تحديد المبلغ المطلوب، مع التحديد الدقيق لنوعية المنتجات أو الخدمات المقدمة للعميل والذي بناءً عليه يتم المطالبة بهذا المبلغ. كذلك، يجب تحديد طريقة دفع الفاتورة ووسائل التواصل بالبنوك والحسابات الخاصة بشركتك ؛ حتي يتم الدفع بسهولة ويسر؛ وإذا كنت ستحصل على شيك مقابل الفاتورة؛ فحدد بطريقة مباشرة اسم شركتك في البنك؛ حتي يتم كتابة الشيك الخاص بالفاتورة المرسلة لعملائك بطريقة صحيحة؛ لأن هناك شركات تستخدم اسمًا تجاريًا، قد يكون مختلفًا عن مثيله في السجلات الرسمية بالشركة، والذي بناءً عليه تم اعتماده بالبنك.

• املأالفراغات

تأكد  من أن نموذج فاتورتك يتضمن مجالات لاستكمال المعلومات المطلوبة من قبل العملاء؛ مثل تاريخ وشراء رقم الطلب ورقم الحساب، والوصف ورقم هوية الضرائب.

• الفاتورةعلى الفور

أحيانًا ما يؤخر  الفارق بين استكمال الطلب وتوليد الفاتورة فترة التحصيل لأسبوع أو أسبوعين. لذا تحتاج شركتك إلى التعامل مع عملية الفوترة على محمل الجد كأن تتعامل مع شؤون شركتك  بشكل عام، وليس فقط بوصفها وظيفة المكتب الخلفي.

• سدد الفواتير عبر الإنترنت:

تقدر بعض الشركات وجود  انخفاض في  دورة الزمن (منذ فترة توليد الفاتورة وحتى تسليمها) من ثمانية أيام  للفواتير التقليدية إلى ثلاثة أيام للفواتير عبر الإنترنت. ويوفر  استخدام  برامج دفع الفواتير عبر الإنترنت،  التكلفة والوقت أكثر من الطرق التقليدية. وفي الواقع، تصل  تكلفة توليد فاتورة ورقة واحدة إلى 11 دولارًا، مع استهلاك وقت طويل.

كيفية تصميم فاتورة عبر منصة تصميمك

للحصول علي تصميم فاتورة بيع احترافية، لابد أن تراعي بعض الأساسيات، وخلال السطور التالية سنكشف لك الخطوات الصحيحة لكي تتأكد من أن الفاتورة صالحة للاستخدام في حالات البيع والشراء، دون أن يفوتك شيء.

• قم بالتسجيل على الموقع

قم بالدخول على موقع تصميمك من خلال الحساب الخاص بك على Google أو على موقع التواصل الاجتماعي فيسبوك، يتيح لك الموقع استخدام الهاتف أو جهاز الكمبيوتر، ولكن من الأفضل استخدام جهاز الكمبيوتر، من ثم ابحث في محركات البحث عن كلمة «تصميم فاتورة» واضغط عليها.

• اختر قالب فاتورة مناسب

يتضمن الموقع بداخله على عدد لا حصر له من القوالب المميزة، كل ماعليك فعله هو اختيار القالب الذي تريده، وتحديد الألوان والخطوط التي تريد استخدامها داخل التصميم. احرص على وضع كافة الخانات التي سبق و ذكرناها من اسم جهة البيع، الختم، السعر، الكمية، تاريخ الفاتورة، معلومات عن البائع والمستهلك. يوفر لك الموقع إمكانية الدخول إلى التصميم في أي وقت والتعديل عليه دون أن يفسد التصميم الأصلي، وكل هذا مجاني بطريقة احترافية.

• أضف تسلسل رقمي أوتوماتيكي للفاتورة

قم بوضع ترقيم خاص للفواتير، ومن ثم قم بإنشاء عدة مجموعات مع ترقيم مختلف. احرص على إضافة تسلسل رقمي أوتوماتيكي للفاتورة، ووضع تاريخ مرفق ومصطلح تعريفي لفرز مجموعة عن أخرى.

• قم بطباعة وحفظ الفاتورة

نقرة واحدة وقم بحفظ شكل الفاتورة التي استقريت عليها، ومن ثم قم بطباعتها، يوفر لك الموقع عدة قوالب لتنفيذ تصميمك، وقوالب أخرى يمكنك استخدامها من خلال اشتراك برسوم رمزية وستجد أمامك عدد من القوالب لا حصر له.